Siedziba firmy a zdrowie Dlaczego zmieniamy lokalizację i standard naszego biura?Odpowiedzi na to pytanie będzie wiele, jednak dużą część z nich możemy odnieść do budowania wizerunku danej firmy w odniesieniu do otoczenia zewnętrznego firmy, jej biznesowych zależności, oczekiwań klientów, dostępnością dla kluczowych klientów. Kolejnym powodem może być sukces przedsiębiorstwa, z którym każdy chce współpracować, gdyż jego klienci są zadowoleni z obsługi i buduje ono trwałe relacje na rynku czego oddzwierciedleniem jest standard, lokalizacja i wyposażenie technologiczne biura. I wcale nie musi być ono najwyższe i najdroższe, ale dopasowane do oczekiwań klientów i rynku na jakim działamy. Dodatkowo, firma buduje pewien obraz jako pracodawca, starając się wywierać wpływ na własnych pracowników i konkurencję. Przecież to ludzie budują sukces własnej organizacji. Utrzymanie najlepszych z nich lub/i pozyskanie liderów branży będzie świadczyło o potencjale rozwoju i późniejszym sukcesie. Nawet najlepszy produkt/usługa czy pomysł wymaga wdrożenia i odpowiednich działań na rynku, czego bez właściwego zespołu ludzi nie uda się osiągnąć. Dotyczy to wszystkich branż i organizacji każdej wielkości, zmienną jest jedynie czas. Jedne firmy przekonają się o tym szybciej, drugie będą miały możliwość zmian czy reakcji na pewne zauważone tendencje. Niemniej, świadomie lub nieświadomie wszyscy zdajemy sobie z tego sprawę. Wybierając nową lokalizację odpowiadamy na pytania związane z kosztami, wymaganiami technicznymi, lokalizacją, własnym wizerunkiem (czy ten standard jest za wysoki dla nas czy za niski) – staramy dopasować wszystkie elementy tworząc często zestawienie minimalnych kryteriów i ich istotności w ramach poszukiwania nowej powierzchni dla naszej nowej siedziby (dotychczasowa lokalizacja też jest często uwzględniania, gdyż może okazać się nadal bardzo atrakcyjna w przeliczeniu cena/kryteria). Kiedy już zdecydowaliśmy gdzie i jak będziemy funkcjonować, przechodzimy do następnego etapu, czyli m.in. wyposażenia biura. Czym zwykle się kierujemy przy wyposażaniu biura? Ponownie wśród wielu odpowiedzi możemy znaleźć następujące : tradycją - naszym dotychczasowym doświadczeniem , marzeniami i trendami – wyobrażeniem idealnego biura, w którym chcemy pracować, technologią – wymaganiami technicznymi, strukturą organizacyjną – umiejscowieniem działów i ludzi itp. W tym względzie zatrudniamy architekta lub też sami staramy się znaleźć optymalne rozwiązanie. Z początku proces wydaje nam się prosty, szybki i łatwy do przeprowadzenia. Niemniej, w trakcie okazuje się zdecydowanie bardziej skomplikowany i złożony. Trudno jest pogodzić wszystkie elementy tej układanki tak, żebyśmy byli zadowoleni. Najczęściej wybierając rozwiązanie co do naszego wnętrza kierujemy się stroną wizualną, jeżeli już inne aspekty zostały rozwiązane. Przeglądamy katalogi wielu firm, oglądamy ekspozycję w poszukiwaniu rozwiązania dla siebie, a mając zatrudnionego architekta oczekujemy od niego gotowych propozycji.
Czy jest to słuszne i właściwe podejście? I tak i nie. Po pierwsze, szukając funkcjonalnego rozwiązania skupiamy się jednak na stronie wizualnej wnętrza. Dla przykładu, meble biurowe różnią się od siebie nie tylko wizualnie, ale przede wszystkich funkcjonalnie. Na podstawie katalogów wyobrażamy sobie nasze biuro, ale ono nigdy takie nie będzie. Nie każde meble pasują do każdego wnętrza. Dodatkowo, wybrana kolorystyka może wyjść z mody i po kilku latach nasze wnętrze nam nie odpowiada. Nawet, w przypadku współpracy z architektem, możemy spotkać sytuacje, gdzie przygotowuje on aranżację biura nie znając do końca specyfiki organizacji i koncepcja taka powinna przez nas być zweryfikowana. Pamiętajmy, że cały proces jest długi i kosztowny, a decyzja o zmianie lub przedłużeniu umowy co do najmu lub wybudowania własnej siedziny długofalowa. Przynajmniej przez kilka najbliższych lat będziemy odczuwać jej skutki. Często nie posiadamy dużego doświadczenia na tym polu, gdyż proces powtarza się dość rzadko. Proszę zwrócić uwagę, że powyżej opisaliśmy w wielkim skrócie standardowy proces, który przeprowadzany jest w każdej organizacji. Czy o wszystkim pamiętaliśmy? Niestety nie. W całej tej procedurze zapomnieliśmy o jednej niezwykłej ważnej kwestii. Jak nasi pracownicy będą w tym nowym biurze funkcjonować. Jak bardzo będzie to dla nich „zdrowe” biuro. Prosimy o zweryfikowanie następujących kwestii: § Czy nasze biuro jest ładne na papierze/wizualizacji, czy też dopasowane do każdego z pracowników z osobna? § Czy każdy z pracowników może indywidualnie dopasować elementy wyposażenia do własnych potrzeb i fizjonomii ciała? § Czy zaproponowane rozwiązania są wystarczająco zaawansowane technologicznie, że kluczowe osoby z naszej firmy będą czuły się zmotywowane przy nowej aranżacji? Można zadać dużo więcej pytań, ale może zapytać ktoś po co? Zwyczajnie się to opłaca. Szukamy często rozwiązań, które motywują ludzi. Szykamy rozwiązań, które sprawią, że pracownicy będą bardziej efektywni. Szukamy możliwości, które ograniczą koszty w firmie. Poniżej podamy dwa przykłady, które odzwierciedlają podobne, ale jak różne rozwiązania (dla uproszczenia przyjmujemy, że rozmieszczenie działów i stanowisk pracy jest takie samo): Przykład I Firma zmieniła siedzibę. Ze względu na kolory firmowe wybrała niebieski jako główny dla aranżacji wnętrza. W tym kolorze została wybrana wykładzina, tapicerka foteli i krzeseł oraz ścianki działowe. Poza tym, meble biurowe zostały wybrane w kolorystyce ciemniejszej – kalvados. Kolor ten podobał się w katalogach i meble ładnie wyglądały na dużych folderach. Firma nie zwracała dużej uwagi na meble biurowe i wybrała podstawowe zestawy m.in. biurka bez regulacji wysokości, fotele obrotowe podstawowe itp. Cena podstawowego stanowiska pracy wyniosła 2.500 PLN. Przykład II Firma zmieniła siedzibę. Wybrała kolorystykę jasną i przyjazną dla pracownika, nie zaciemniającą wnętrza, Ze względu na kolory firmowe, została wybrana niebieska tapicerka foteli obrotowych jednak tak, aby pasowała do całej kolorystyki wnętrza. Zwrócono szczególną uwagę na meble biurowe i ich możliwości dopasowania do każdego z pracowników osobno. Fotel obrotowy zapewnia szczególną wygodę z korzystania z niego. Cena podstawowego stanowiska pracy wyniosła 3.300 PLN. Co różni te dwie firmy – w jednej z nich będzie panowała nieprzyjemna atmosfera pracy (niebieski jest zimnym kolorem), wnętrze będzie przyciemnione ze względu na kolor mebli. Pracownicy będą odczuwać
dyskomfort pracy, nie tylko w sferze psychicznej, ale fizycznej – duży kontrast pomiędzy białą kartką a blatem biurka (kalvados) będzie powodował szybsze zmęczenie oczu. Brak możliwości regulacji biurka spowoduje, że część pracowników będzie siedziała na fotelu za wysoko lub za nisko co powoduje dolegliwości zdrowotne. Wygoda korzystania z fotela będzie ograniczona. Jakość materiałów wyposażenia będzie niska, co przełoży się na niewypoziomowane szafy, niskie walory dotykowe tapicerki fotela, blatu biurka itp. Jak wydajnie i efektywnie mogą pracować ludzie, którzy źle psychicznie czują się we wnętrzu, gdzie przyjmują wymuszoną pozycję pracy siedząc na fotelu o ograniczonym komforcie siedzenia? Jak często będą korzystać ze zwolnień lekarskich ze względu na pogarszający się stan zdrowia? Jak bardzo będą przywiązani do pracodawcy starając się wspierać osiąganie przez firmę celów i założonych planów? Jak bardzo będą zaangażowani w wykonywanie swoich codziennych obowiązków odczuwając dolegliwości pracy biurowej np. bóle kręgosłupa bądź nadgarstków? Odpowiedzi na te pytania wydają się proste. Natomiast zawsze w grę wchodzą finanse. Czy opłaca się wydać więcej lub czy ten wyższy wydatek się zwraca. Odpowiedzi znajdziecie Państwo w artykułach Motywacja a zdrowie, Zdrowie w biurze – wydatek czy inwestycja oraz Meble biurowe narzędziem pracy. Dodatkowo, zachęcamy do zapoznania się z tekstem Praca biurowa - choroba XXI wieku. | 
