Zdrowie w biurze – wydatek czy inwestycja  

Zdrowie w biurze możemy postrzegać jako wydatek związany z kosztem pracownika lub inwestycją, która powinna się zwrócić i przynieść nam założone korzyści. Wyposażenie biura w meble stanowi ten podstawowy element oddziaływujący na nasze zdrowie, ale należy zwrócić uwagę również na oświetlenie, hałas, klimatyzację, czyli inne elementy wpływające bezpośrednio na naszą kondycję psycho-fizyczną.

Dla uproszczenia skupimy się na meblach biurowych, gdyż mają one największy wpływ i firmy mają największy wpływ na wydatki związane z tym wyposażeniem. Kiedy mówimy, że meble biurowe są kosztem uważamy, że jest to niezbędny element wyposażenia, aby nasi pracownicy mogli wykonywać pracę biurową. Wówczas zwracamy większa uwagę na koszty starając się przede wszystkim osiągnąć pewien aspekt wizualny – chcemy, aby meble nam się podobały przynajmniej kolorystycznie, nowocześnie wyglądały. W niewielkim stopniu interesuje nas jak będą oddziaływać na zdrowie, kondycję fizyczną i psychiczną użytkowników. Często nie uświadamiamy sobie, że mogą wpisywać się w system motywacji pracowników. Ważne jest, że powinny tworzyć pozytywny wizerunek na zewnątrz i wewnątrz firmy. Często ten ostatni element jest spełniony niestety tylko przez pierwszy okres eksploatacji (0-3 lata). W szczególności wpływ na wizerunek wewnętrzny jest krótki, gdyż niedogodności z korzystania z wyposażenia uwidaczniają się już w ciągu kilku tygodni od zakupu. Panuje wówczas opinia, że zostały zakupione ładne (o ile wnętrze wygląda atrakcyjnie), ale niewygodne rozwiązania.

Zachęcamy Państwa do spojrzenia na meble biurowe jak na standardową inwestycję, która powinna przynieść dodatkowy dochód dla firmy. Nie można jednak ich traktować jako osobnego elementu, gdyż ustawienie mebli w przestrzeni powinno odzwierciedlać strukturę organizacyjną, wspomagać komunikację wewnątrz firmy, chronić zasoby informacyjne itp. Do dalszych rozważań przyjmiemy, że element ten został spełniony. W związku z tym, prześledźmy w jaki sposób możemy oczekiwać zwrotu inwestycji.

1. Efektywność pracy poszczególnego pracownika, działu firmy jak i całej organizacji.

    

Dowodem na to będzie następujący przykład: pracownik w dotychczasowym biurze odczuwał pewne dolegliwości zdrowotne związane z bólem kręgosłupa (źle dobrany fotel) oraz drętwieniem nóg (zbyt wysoko umieszczony blat biurka). Dotychczasowe wyposażenie meblowe sprawiało wrażenie taniego – szafy były ustawione w rzędach i występowały szczeliny pomiędzy nimi, półki były wygięte pod obciążeniem segregatorów, blat biurka był w ciemniejszym kolorze już lekko przetarty, krawędzie biurka posiadały liczne ukruszenia, blat był nieprzyjemny (plasitkowy) w dotyku, fotel obrotowy był niewygodny przy dłuższym siedzeniu, tapicerka była lekko przetarta. Przychodząc do pracy każdy odczuwał dyskomfort korzystania ze swojego stanowiska pracy. Nastawienie psychofizyczne pracowników było negatywne, co odbijało się na ogólnej atmosferze w dziale (liczne złośliwości i docinki). Nikt jednak otwarcie nie narzekał, gdyż każdemu zależało na pracy. Cześć osób zostawała po godzinach pracy aby nadrobić zaległości. Jaki był tego efekt: jedni pracowali bez dużego zaangażowania odliczając czas kiedy skończą pracę, drudzy starali się być produktywni, ale długotrwała praca po godzinach spowodowało zmęczenie organizmu co obniżyło ich efektywność pracy. Dodatkowo, dolegliwości związane z pracą biurową wpłynęły negatywnie na ich stan zdrowia obniżając produktywność. Zwiększyło to ilość zwolnień zdrowotnych i wymagało od pracowników dodatkowej rehabilitacji obniżając ich zaangażowanie w wykonywanie swoich obowiązków (czytaj: praca biurowa chorobą XXI wieku). Relacje pomiędzy działami były napięte, gdyż zadania wewnątrz działów były wykonywane z opóźnieniem i ich jakość nie była wysoka.

Zarząd firmy zauważył negatywne tendencje i postanowił sytuację uzdrowić. Zbiegło się to w czasie ze zmianą siedziby firmy. Została przygotowana nowa aranżacja przestrzeni, która:

§         poprawiała rozmieszczenie poszczególnych działów i osób – poprawa komunikacji;

§         poprawiała architekturę wnętrza;

§         zawierała wygodne dla pracowników rozwiązania w zakresie mebli biurowych – biurka posiadały wygodne wcięcia pod komputer, regulację wysokości, blaty były przyjazne w dotyku, szafy stały na tej samej wysokości w rzędzie, półki wytrzymywały właściwe obciążenie.

Wszystko zostało uporządkowane. Pracownicy zauważyli zmiany, zmieniło sie ich nastawienie psychiczne. Nadal żartowali, ale nie były to w większości złośliwe żarty. Przychodząc do biura po prostu dobrze się czuli. Część osób już nie odczuwała dotychczasowych dolegliwości związanych z długotrwałą pracą przy komputerze. Mniej pracowników zostawało po godzinach, gdyż ilość błędów w ciągu dnia pracy została ograniczona, szybciej i łatwiej wykonywali swoje dotychczasowe obowiązki Praca działów stała się bardziej efektywna, zadania zostały wykonywane na czas, z odpowiednim wynikiem pracy. Obroty firmy i jej zysk wzrósł, a pracownicy z większym zaangażowaniem realizowali cele firmy.

Ten teoretyczny przykład pokazuje, że możliwe jest w prosty sposób zwiększenie efektywności pracy całej organizacji.

Jak jednak to przeliczyć?

Efektywność może wzrosnąć w przedziale od 3 do 10% (my założymy 3%).

Firma zatrudnia 30 osób

Koszt miesięczny na pracownika – 5.000 PLN

Średni zysk miesięczny brutto na pracownika – 2.000 PLN (cała firma przynosi 60.000 zysku brutto miesięcznie)

Wzrost efektywności 3% spowoduje, że do wykonania tej samej pracy potrzebujemy o jedną osobę mniej lub firma posiada rezerwy proste (bez zatrudniania dodatkowej osoby) jest w stanie bez problemu zwiększyć zysk miesięczny o 7.000 PLN (tyle wynosi średnia produktywność jednej osoby – 5.000 PLN kosztów plus średni zysk per capita 2.000 PLN). W zależności od wyliczenia w ujęciu rocznym otrzymujemy:

Koszt miesięczny pracownika * ilość miesięcy – 5.000*12 = 60.000 PLN 

Marża brutto na pracownika * ilość miesięcy – 7.000*12 = 84.000 PLN

Koszty naszej inwestycji:

Wartość stanowiska pracy podstawowego – 2.500 PLN

Wartość stanowiska pracy zakupionego – 3.300 PLN (pozwalającego osiągnąć powyższe korzyści)

Różnica – 800 PLN*30 stanowisk pracy – 24.000 PLN

Jak widać inwestycja zwróci się po około 5 miesiącach. Z tym, że faktyczny koszt przeliczony na pojedyńcze stanowisko pracy będzie wyższy ze względu na koszty recepcji, sal konferencyjnych, gabinetów, kuchni itp. Podane wartości opierają się na pewnych podstawowych założeniach i nie mogą być rozumiane jako oferta handlowa.

2. Ograniczenie zwolnień lekarskich

    

Założenia są takie jak w powyższym przykładzie i średni czas zwolnienia lekarskiego w ciągu roku wynosi 5 dni roboczych na pracownika.

Koszt zwolnień lekarskich – 30 tygodni w roku, czyli 6,5 miesiąca*7.000PLN = 45.500 PLN

Wg przeprowadzonych badań co drugie zwolnienie jest skutkiem pracy biurowej. Ograniczenie o połowę zwolnień daje nam:

45.500 PLN/4 = 11.000 PLN

3. Wzrost wizerunku wewnątrz i na zewnątrz organizacji

    

Tak naprawdę najtrudniejsze do oszacowania. Przekłada się bezpośrednio na wzrost obrotów firmy, zadowolenie klientów będące wynikową nastawienia pracowników. Możemy przyjąć, że wzrost obrotów o 1% przynosi minimum 3% wzrostu dochodów, a przy nie zmienionych kosztach bezpośredni wzrost zysku. Dla naszych rozważań przyjmijmy symboliczny 1% i spójrzmy co otrzymujemy:

Miesięczna marża brutto firmy – 30 osób*7.000PLN=210.000 PLN

Koszty działalności – 30 osób*5.000PLN=150.000 PLN

Wzrost marży brutto o 3% = 210.000PLN*3%= 6.300 PLN

W skali roku – 6.300 PLN * 12 = 75.600 PLN

Czy ktoś z Państwa nie zdecydowałby się na inwestycję, która się zwróci w okresie krótszym niż 1 rok? Z pewnością tak. Co nas powstrzymuje? Uważamy, że brak informacji na ten temat oraz ryzyko inwestycyjne. Jakie są szanse, że powyższe wyliczenia nie będą faktycznie osiągnięte. Na to pytanie nikt nie odpowie oprócz Was. Możemy tylko podać przykłady międzynarodowych koncernów, które stosują ten sposób inwestowania/myślenia. Jeżeli nawet okazałoby się, że efekt jest słabszy od zamierzonego to i tak wyższy wydatek zwróci nam się po dłuższym okresie czasu zamiast 5 miesięcy po 10 lub 12 miesiącach co i tak będzie bardzo dobrym wynikiem.

Co zrobić, żeby te wyniki osiągnąć?

Należy poszukać rozwiązań na rynku, które nam je zapewnią. Na pewno nie będzie to najłatwiejsze zadanie. Dlatego też, nasz portal pod patronatem instytucji państwowych powołanych do ochrony zdrowia pracowników pomoże Państwu w tej pracy. Prosimy o zapoznanie się z materiałami tutaj zawartymi, odpowiemy na wszystkie pytania i postaramy się udzielić konkretnych wskazówek, jeżeli zajdzie taka potrzeba.

  Zapraszamy do dyskusji na forum